不採用通知書のWordテンプレートを無料・未登録でダウンロードできます。
採用活動において、単に「不採用」と伝えるのではなく、応募者のこれまでの努力や時間に対する感謝を表す「不採用通知書」を掲載しています。
テンプレートは、すぐに使えるWord形式4種類で、ビジネス文書とメール文書になっています、状況に合わせてご活用ください。
文例のポイントは、応募への感謝を述べる・不採用の結果を明確に伝える・応募者を尊重する文面にする・応募書類の取り扱いを明記するになっています。
テンプレートは、下の4種類です。
- テンプレート1：ビジネス文書形式
文書で正式に送る場合の基本形です。
応募書類の返送についても明記しており、郵送対応に適しています。
応募者に誠実さを伝えたい場合や、フォーマルさを求められる業種におすすめです。 - テンプレート2：メール文書形式
メールで送る場合のフォーマルな例文です。
件名を明確にし、本文では応募者への敬意を忘れず、不採用の結果を簡潔かつ丁寧に伝えています。
スピーディーな対応を重視する場合に向いています。 - テンプレート3：ビジネス文書形式
より詳細で重厚感のある表現を用いた不採用通知文です。
応募書類の返却を丁寧に明記しており、伝統的な業種や役職者クラスの応募に用いると効果的です。 - テンプレート4：メール文書形式
メールでの通知を前提としながら、応募者への敬意と感謝をより柔らかく伝えています。
事業方針や要件との兼ね合いに触れることで、不採用理由をやんわりと説明しており、応募者に配慮した構成になっています。
不採用通知では 「感謝」→「選考結果」→「配慮した理由」→「今後の活躍を祈る言葉」 の流れを守り、応募者を尊重する姿勢を伝えることが大切です。
縦書きの手紙形式にしたり、学校向けにするなど、Wordで自由にカスタマイズしてご利用ください。
無料でダウンロードでき、すぐに使用できるので、まずはお試しください。
セキュリティアプリの動作環境で作成しています。
関連する「採用辞令送付状テンプレート（Word）2種類｜記入例付きで安心作成」も掲載しているのでご利用ください。
郵送で通知する標準的な不採用通知書のテンプレート
選考結果のご通知
謹啓
ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の社員募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。
貴重なお時間を割き、履歴書や職務経歴書をご提出くださり、また面接にご足労いただきましたことに、重ねて厚く御礼申し上げます。
さて、今回の選考につきましては、社内で慎重に協議を重ねた結果、誠に残念ながらご希望に添いかねる結論となりました。貴殿のこれまでのご経験や真摯なお人柄は十分に伝わりましたが、今回の募集職種における要件との適合を総合的に勘案し、このような判断とさせていただいた次第でございます。
ご期待に沿えず、心苦しい限りでございますが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
末筆ながら、貴殿の今後ますますのご活躍とご健康を心よりお祈り申し上げます。
なお、お預かりしておりました履歴書一式を同封にて返送いたしますので、ご確認くださいませ。
謹白
Word文書 文例1 無料ダウンロード
応募者数が多い場合でもフォーマルな対応をしたい時の不採用通知メール
件名：採用選考結果のご連絡（○○株式会社）
○ ○ 様
平素より弊社事業へのご理解を賜り、誠にありがとうございます。
このたびは弊社社員募集に際し、ご応募をいただきまして、心より御礼申し上げます。
書類・面接を通じて、貴殿のこれまでのご経験やお人柄に触れる機会をいただきましたことは、弊社にとりましても大変貴重なものでございました。
しかしながら、慎重に選考を重ねた結果、誠に残念ではございますが今回はご期待に沿いかねる結果となりましたことを、メールにてご通知申し上げます。
ご応募いただいたにもかかわらず、このようなご案内となりましたことを心よりお詫び申し上げます。
貴殿のこれまでの実績・ご姿勢には深く敬意を表するところであり、今回のご応募を通じてご縁をいただけましたことに厚く感謝しております。今後のご活躍とご健勝を、心よりお祈り申し上げます。
末筆ながら、このたびのご応募に改めて御礼申し上げます。
Word文書 文例2 無料ダウンロード
社会的評価を意識した対応が求められるケースの不採用通知書のテンプレート
選考結果のご通知
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素より弊社事業へのご理解を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは弊社社員募集に際し、ご多忙のところご応募賜りましたこと、心より感謝申し上げます。提出いただきました書類をもとに厳正なる選考を行い、面接を通じて貴殿のご経験やお人柄にも触れる機会を得ましたことは、弊社にとりましても大変有意義でございました。
しかしながら、慎重に検討を重ねた結果、誠に残念ではございますが今回はご期待に沿いかねる結果となりましたことを、謹んでご通知申し上げます。貴殿のこれまでのご経歴やお取り組みには敬意を抱くものの、今回の募集要件との適合性などを総合的に判断し、やむなくこのような結論に至りました。
ご希望に添うことができず誠に遺憾ではございますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。末筆ながら、貴殿の今後ますますのご活躍とご健勝を心よりお祈り申し上げます。
なお、お預かりいたしました履歴書等の応募書類を同封のうえ、返却申し上げますので、ご査収ください。
敬具
Word文書 文例3 無料ダウンロード
中途採用やアルバイト採用などスピーディな対応が必要な場合の不採用通知書メール
件名：採用選考結果のご連絡（○○株式会社）
○ ○ 様
このたびは、弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
また、書類選考や面接に際し、お時間を割いていただきましたことに、心より御礼申し上げます。
慎重に選考を進めてまいりましたが、誠に残念ながら今回はご希望に沿うことができない結果となりました。
ご経歴やこれまでのご経験、ご人柄などから多くを学ばせていただきましたが、募集職種の要件や今後の事業方針との兼ね合いを踏まえ、総合的に判断したものでございます。
ご期待に添えない結論となり、誠に心苦しい限りではございますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら、今後のご活躍とご健勝を心よりお祈り申し上げます。
Word文書 文例4 無料ダウンロード
応募者への配慮を示すフレーズ集
不採用通知においては、結果を伝えるだけでなく、応募者の努力や人柄を尊重する姿勢を示すことが大切です。以下のフレーズは、応募者に配慮した表現として活用できます。
- 応募への感謝を表す
- 「このたびは弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございました」
- 「ご多忙の中、履歴書や職務経歴書をご提出くださり、厚く御礼申し上げます」
- 「面接に際し、ご足労いただきましたこと、心より感謝申し上げます」
- 応募者を尊重する姿勢を示す
- 「書類・面接を通じて、これまでのご経験や真摯なお人柄に触れることができました」
- 「貴殿のこれまでのご努力と実績には敬意を表するものでございます」
- 「選考にあたり、大変参考になるお話をお伺いできました」
- 不採用の理由をやんわり伝える
- 「今回の募集職種の要件との兼ね合いにより、このような結論となりました」
- 「多数の応募の中からの選考であり、誠に心苦しい限りですがご期待に沿えませんでした」
- 「総合的に検討した結果、誠に残念ながら今回の採用には至りませんでした」
- 応募者を励ます言葉を添える
- 「今後のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます」
- 「新しい環境でのご健勝とご発展をお祈りいたします」
- 「この度のご応募を通じてご縁をいただけましたことに、深く感謝申し上げます」
不採用通知で避けるべきNG表現
応募者の気持ちを傷つけたり、法的なリスクにつながる可能性があるため、不採用通知では以下の表現を避けるべきです。
- 理由を断定的・否定的に述べる
- 「能力不足のため不採用といたします」
- 「経験が不足しているため採用できません」
- 「年齢が理由で採用は困難です」
- 不採用理由を直接的に述べることは、差別的・不適切と捉えられる場合があります。
- 応募者を軽視するような言葉
- 「今回は他に優秀な方がおりましたので」
- 「当社の水準に達しておりません」
- 「スキルが不十分でした」
- 相手の努力を否定する印象を与えるため、避けましょう。
- 曖昧で冷たい言い回し
- 「採用は見送りました」
- 「今回はご縁がありませんでした」
- 「以上、ご理解ください」
- 事務的すぎる表現は応募者に冷淡な印象を与えます。
- 過度な期待を抱かせる言葉
- 「次回は必ず採用いたします」
- 「将来必ず当社で活躍できるでしょう」
- 意図せず誤解を与え、トラブルにつながる可能性があるため注意が必要です。
