破損品交換依頼状のWordテンプレートを無料・未登録でダウンロードできます。
破損品や不良品が納品された場合、速やかに交換を求める「破損品交換依頼状」を4種類掲載しています。
テンプレートは、文書形式・メール形式それぞれ記入例付きで、丁寧な依頼から厳しめまでの例文になっています。
状況や相手先との関係性に応じて使い分けてください。
このページでは次の4種類のファイルをダウンロードできます。
- テンプレート1：丁寧な書面形式の依頼状
破損の報告と交換依頼を丁寧な文体で伝える文書形式です。
顧客や取引先との関係を重視し、落ち着いたトーンで対応をお願いする際に適しています。 - テンプレート2：ビジネスメール形式の丁寧な依頼文
メールで依頼する際のスタンダードな構成です。
破損状況を簡潔に説明し、相手への配慮を込めつつ、速やかな交換対応を依頼します。 - テンプレート3：強めのトーンで再発防止も要望
梱包不備などが明らかで、再発防止策も求めたいときに使用できる文書形式です。
原因や対策についても明記し、企業としての責任を意識してもらえる内容です。 - テンプレート4：簡潔かつ迅速な交換依頼メール
対応を急ぐ場合や、日常的なやり取りの中で素早く要件を伝えたいときに便利な短文のメール文例です。
感情を抑えつつも、必要な内容を明確に伝えることができます。
テンプレートに記載された日付、数量、商品名、破損の詳細などを編集してご利用ください。
また、写真添付や今後の防止策についての提案を追加するなど、Wordでカスタマイズしてご利用ください。
無料でダウンロードでき、すぐに使用できるので、まずはお試しください。
セキュリティアプリの動作環境で作成しています。
関連するテンプレート「商品未着の問い合わせ」も掲載しているのでご利用ください。
丁寧な書面形式の破損品交換依頼状テンプレート
発行日
宛先
発行者
破損品のご対応について（交換のお願い）
拝啓 貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
平素より大変お世話になっております。
さて、6月1日付にてご注文申し上げました「○○」が本日到着いたしましたが、開梱・検品の結果、一部（5個）が破損していることが確認されました。
今回の破損は、梱包不備または輸送中の管理に起因するものと思われ、非常に残念でございます。当該商品は早急に使用予定であったため、業務にも少なからず支障をきたしており、当方としても困惑しております。
つきましては、大変恐縮ではございますが、至急良品とお取替えいただけますようお願い申し上げます。
なお、破損品につきましては、今後のご対応に関してご指示がございましたらご連絡ください。こちらで保管の上、対応いたします。
お忙しい中とは存じますが、早急なご対応をお願い申し上げます。
敬具
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ビジネスメール形式の丁寧な破損品交換依頼状テンプレート
件名：納品商品の破損について（交換のお願い）
宛先
いつも大変お世話になっております。
株式会社ケイト工業の購買部 〇〇でございます。
6月1日付で注文いたしました「○○」につきまして、本日商品が到着いたしましたが、開梱・検品の結果、5個が破損していることが確認されました。
梱包状態や外装の状況から、梱包不備あるいは輸送中の事故によるものと見受けられます。
今回の破損により、予定していた作業や納品に影響が出ており、当方としても大変困っております。
つきましては、誠に恐縮ではございますが、破損分につきまして至急良品との交換をご手配いただけますようお願い申し上げます。
なお、破損品の取り扱いについてご指示がございましたら、ご連絡ください。
そちらのご対応方針に従い、適切に処理いたします。
お手数をおかけして恐縮ですが、何卒迅速なご対応のほどよろしくお願い申し上げます。
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署名
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強めのトーンで再発防止も要望する破損品交換依頼状テンプレート
発行日
宛先
発行者
納品商品の破損に関する交換依頼
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
さて、6月1日付にて注文いたしました「○○」が本日納品されましたが、検品の結果、5個が破損しておりました。
梱包状態にも不備が見受けられ、非常に遺憾です。
つきましては、至急、良品への交換対応をお願いいたします。
また、破損品の処理方法についても速やかにご指示ください。ご返送が必要な場合は、送り先や手順を明記のうえ、早急にご連絡願います。
同様のトラブルが再発しないよう、貴社の梱包・出荷体制の見直しも強く要望いたします。
迅速な対応を求めます。
敬具
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簡潔かつ迅速なメール形式の破損品交換依頼状テンプレート
件名：納品商品の破損について／至急交換対応のお願い
宛先
いつも大変お世話になっております。
6月1日付で注文した「○○」が本日届きましたが、開梱・検品したところ5個が破損していました。
梱包状態にも問題が見受けられ、非常に残念です。
早急に良品と交換してください。
また、破損品の処理方法についても至急ご指示願います。
ご返送が必要な場合は、送り先・手順を明記のうえご連絡ください。
今回の件について、今後同様のトラブルが発生しないよう、梱包や出荷体制の見直しもお願いいたします。
迅速な対応を強く要望します。
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署名
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