【無料テンプレート】休日変更のお知らせ文例集｜物流・システム会社向けWord書式付き

2026年4月30日

定休日や営業体制の変更を取引先に伝えるとき、「何をどのように書けばいいか」迷うことは少なくありません。特に、長年の取引先への案内は、変更の理由や背景を丁寧に説明しながら、相手に負担をかけない配慮が必要になります。

このページでは、そうした場面ですぐに使える「休日変更のお知らせ」Wordテンプレートを2種類作成しました。物流会社向けと、システム保守・IT企業向けの2パターンを掲載しています。書き方のポイントや、自社の状況に合わせたカスタマイズの仕方も合わせて解説しますので、参考にしてください。

このページで紹介するテンプレートについて

休日変更のお知らせは、自社の定休日や営業体制に変更が生じた際に、取引先や顧客に向けて発行するビジネス文書です。電話やメールでも伝えることはできますが、会社として正式に通知する場合は、書面で案内を出すのが一般的です。変更の内容・実施日・問い合わせ先を明確に記載することで、相手方が混乱なく新しい体制に対応できるようになります。なお、緊急連絡先が変わる場合はとくに丁寧に伝えることが大切です。

休日変更のお知らせを書くときのポイント

書き方の基本構成

休日変更のお知らせは、「頭語・結語（謹啓・謹白）」「前文（時候の挨拶・日頃の感謝）」「主文（変更の理由と概要）」「記書き（変更内容・実施日・連絡先）」「追記」という順番で構成するのが基本です。このうち記書きの部分は、変更前・変更後が一目でわかるよう、表や箇条書きを使って整理するとより伝わりやすくなります。

頭語・結語の選び方

「謹啓」と「謹白」はセットで使う最も丁寧な頭語・結語の組み合わせです。取引先への正式な書面には適しています。一方、やや柔らかい印象にしたい場合は「拝啓」と「敬具」を使うこともできます。社内向けの通知であれば頭語・結語を省略してシンプルにまとめるケースもありますが、外部の取引先への案内状では省略しないほうが無難です。

変更理由の書き方

休日変更を通知する際は、「なぜ変更するのか」を簡潔に説明することが大切です。単に「変更する」と伝えるだけでは、相手方に不安を与えてしまうこともあります。「サービス品質の向上のため」「業務体制の見直しに伴い」といった理由を添えることで、取引先の理解を得やすくなります。ただし、詳細すぎる内部事情の開示は不要です。相手が知りたいのは、変更による自社への影響と対応方法です。

作成のポイント

変更前・変更後を表形式で並べると、読み手がすぐに差分を把握できる。特に休日の曜日や受付時間など、数字が絡む内容は表が最も伝わりやすい。
緊急連絡先は変更後も維持される場合、「変更なし」と明記するだけで取引先の安心感が高まる。省略せず記載すること。
実施日は元号・西暦の両方を添えるか、会社の慣習に合わせて統一する。「令和○年」のみでは、受け取る側が混乱する場合もある。
変更による「迷惑・不便」への言及は短くまとめ、長々と謝罪が続く文章は避ける。誠意は伝わるが、読みにくくなる。
「以上」で締めくくり、備考や補足事項がある場合は【備考】として最後にまとめると、全体の構成がすっきりする。

各テンプレートの解説

テンプレート1：物流会社向け：休日変更および営業体制変更のご案内

倉庫業・物流業を営む会社が、業務体制の見直しに伴って定休日を変更する場面を想定した文書です。「新物流改革プロジェクト」のような背景説明を盛り込むことで、変更が場当たり的なものでなく、計画的な取り組みの一環であることを伝えられます。記書きでは、変更前後の休日・問い合わせ先・緊急連絡先を明確に区分して記載しており、取引先が必要な情報をすぐに確認できる構成になっています。

休日変更および営業体制変更のご案内

謹啓　平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社はこのたび、物流サービスのさらなる品質向上と、お取引先様へのより確実な対応を実現するため、社内業務体制の抜本的な見直しを行うこととなりました。これに伴い、下記のとおり定期休日の変更を実施させていただきます。
弊社では、令和○年度より「新物流改革プロジェクト」を立ち上げ、荷物の入出庫管理・在庫管理・配送手配の各業務における効率化と正確性の向上に取り組んでまいりました。その成果として、本年○月○日より新業務体制へと移行する運びとなりましたことをご報告申し上げます。
今回の休日変更は、この新体制移行の一環として実施するものでございます。従来の毎週○曜日の定休日を、毎月第一・第三○曜日に変更することで、月の大部分の営業日を確保し、お客様のお荷物の受け入れおよびお引き渡しをより柔軟に対応できる体制を整えてまいります。
新体制への移行期間中は、一時的にご不便やご迷惑をおかけすることがあるかと存じますが、弊社スタッフ一同、倉庫業務の安定稼働と迅速・丁寧なサービス提供に全力で取り組む所存でございます。お取引先様のご理解とご協力を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
謹白

記

１．休日変更の内容 【変更前】毎週　○曜日（定休）
【変更後】毎月　第一・第三　○曜日
※上記以外の○曜日は通常営業となります。
２．変更実施日 令和○年　○月　○日（○）より実施
３．平常時のお問い合わせ 物流管理部　カスタマーサービス課
TEL：○○－○○○○－○○○○
受付時間：平日　9:00～17:30
４．休日中の緊急連絡先 倉庫緊急対応センター（24時間受付）
TEL：○○－○○○○－○○○○
※荷物の紛失・破損・誤配等の緊急案件に限ります。
以上
【ご参考】今後の営業カレンダーは弊社ウェブサイトにも掲載予定でございます。最新情報は公式サイトをご確認ください。

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テンプレート2：システム保守会社向け：定休日変更のお知らせ

IT・システム保守業務特有の「24時間365日対応」という体制を前提にした文書です。エンジニアの労働環境改善・技術力向上という変更理由を丁寧に説明することで、単なるコスト削減ではなく品質向上のための措置であることが伝わります。表を用いた変更内容の比較、緊急窓口情報の明示、「契約内容に変更はない」という一文の追加など、IT企業ならではの配慮が随所に組み込まれた構成です。

定休日変更のお知らせ

謹啓　お取引先様におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素より弊社のシステム保守サービスに格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、このたび弊社では、より安定したシステム保守サービスの提供と、エンジニアの技術力向上・労働環境の整備を目的として、業務体制の抜本的な見直しを実施することといたしました。これに伴い、下記のとおり定休日を変更させていただく運びとなりましたので、謹んでご案内申し上げます。
弊社では昨年より「サービス品質向上プロジェクト2025」を推進してまいりました。本プロジェクトでは、24時間365日対応を基本とするシステム保守業務の特性を踏まえ、エンジニアが計画的に休暇を取得できる勤務体制の構築を最優先課題として取り組んでまいりました。担当エンジニアの技術研鑽の時間を確保することで、障害対応力・セキュリティ対応力のさらなる向上を図ることが、長期的にはお取引先様へのサービス品質向上につながるものと確信しております。
このたびの定休日変更は、こうした取り組みの一環として実施するものでございます。変更後も緊急時の対応窓口は従来どおり24時間体制で維持いたしますので、システム障害・セキュリティインシデント発生時には、下記の緊急連絡先へ直接ご連絡いただけますようお願い申し上げます。
お取引先様には、ご連絡・お問い合わせの窓口時間に変更が生じることで、一時的にご不便・ご迷惑をおかけする場合がございます。その点につきましては深くお詫び申し上げますとともに、変更後も弊社サービスの品質向上に全社一丸となって邁進してまいる所存でございます。引き続き変わらぬご支援を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
謹白

記

1．定休日変更の内容
区分変更前変更後
定休日毎週○曜日・○曜日（週2日）毎月第一・第三○曜日（月2日）
窓口受付時間平日午前9時～午後6時営業日午前9時～午後6時
緊急対応 24時間365日対応（変更なし） 24時間365日対応（変更なし）
※定休日以外は、従来どおり平日・休日を問わず通常業務を行います。
2．通常受付窓口の対応時間（変更後）
営業日（定休日以外）午前9時～午後6時
定休日（第一・第三○曜日）受付窓口クローズ（緊急窓口は24時間対応）
3．緊急連絡窓口（24時間365日対応・定休日含む）
窓口名称システム保守緊急センター
対応内容システム障害・セキュリティインシデント・緊急障害対応
電話番号 ○○－○○○－○○○○（24時間・365日）
E-mail ○○@○○○○.co.jp
対応時間 24時間365日（定休日・年末年始含む）
4．変更実施日
実施日令和○年4月1日（火）より実施
5．通常お問い合わせ先
部署名システムサービス推進部　お取引先様サポートセンター
電話番号 ○○－○○○－○○○○
E-mail ○○@○○○○.co.jp
受付時間平日および営業日　午前9時～午後6時
以上
【備考】
・ご不明な点がございましたら、上記サポートセンターまでお気軽にご連絡ください。
・定休日の変更に伴うシステム保守契約の内容変更は一切ございません。
・緊急時は定休日を問わず24時間対応いたします。安心してお任せください。

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文面のカスタマイズ例

業種を変える場合：「物流管理部」「システムサービス推進部」の部署名を自社の組織名に置き換える。業種によっては「カスタマーサービス課」を「営業部」や「総務課」に変更するとよい。
休日パターンを変える場合：「第一・第三○曜日」を「毎週○曜日・○曜日」や「月末営業日」など、実際の体制に合わせて書き換える。変更前の表記も忘れずに修正すること。
取引先への配慮を加える場合：「今後の営業カレンダーはウェブサイトをご確認ください」という一文を追加すると、取引先が個別に問い合わせる手間を省ける。
頭語・結語を変える場合：取引先との関係がフランクな場合は「拝啓」「敬具」に変更。社内掲示や全スタッフへのお知らせには、頭語・結語を省いてシンプルな書き出しにしてもよい。
メール送信用に変える場合：件名に「【重要】休日変更のお知らせ」と明記し、本文の書き出しを「平素よりお世話になっております。○○株式会社の○○でございます。」に変更。謹啓・謹白はメール本文では省略することが多い。