入社手続きの案内文テンプレート：必要書類と文例
採用が決定した人へ、入社日時や集合場所、当日に必要な書類などを知らせる「入社手続きの案内状」のWordテンプレートです。
このページでは、必要事項を簡潔にまとめた基本タイプと、当日の予定や各種手続きまで詳しく記載できるタイプの2種類を掲載しています。
どちらもWord形式なので、会社名、入社日、集合時間、提出書類、担当者などを自社の採用手続きに合わせて編集できます。会員登録は不要で、無料ダウンロードしてご利用いただけます。
入社手続きの案内状のテンプレートについて
入社手続きの案内状は、採用が決定した人に対して、入社日や集合時間、集合場所、提出書類などを事前に知らせる文書です。
採用決定後から入社日までには、社会保険や雇用保険、給与振込、税務関係など、さまざまな手続きが必要になります。
必要な書類を入社当日になって初めて伝えると、書類がそろわず、後日改めて提出してもらわなければならない場合があります。
そのため、入社前の段階で必要事項を整理した案内状を送り、「いつ・どこへ行くのか」「何を持参するのか」「当日は何をするのか」を分かりやすく伝えておくことが大切です。
メールで案内する方法もありますが、Wordで案内状を作成してPDF化したり、メールへ添付したりすることで、必要事項を一つの文書として整理して伝えられます。
案内状に記載する主な内容
会社によって入社手続きは異なりますが、一般的には次のような内容を記載します。
- 文書のタイトル
- 入社予定者の氏名
- 採用決定についての案内
- 入社日
- 集合時間
- 集合場所
- 当日に行う手続き
- 持参・提出する書類
- 担当部署・担当者
- 電話番号・メールアドレス
- 書類がそろわない場合の連絡方法
特に重要なのが、日時・場所・持参書類です。
案内文を読んだ人が別途問い合わせなくても準備できるよう、具体的に記載しておくと分かりやすくなります。
作成のポイント
入社日と集合時間を分けて分かりやすくする
「令和○年4月1日 午前9時」のように一文で記載することもできますが、入社日と集合時間を別項目にすると見落としを防ぎやすくなります。
通常の始業時間と集合時間が異なる場合は、特に注意が必要です。
集合場所は具体的に記載する
本社に複数の受付や会議室がある場合、「本社」とだけ書くより、
「本社3階会議室」
「本社1階総務受付」
など、実際に向かう場所まで記載した方が親切です。
必要に応じて「受付で入社手続きの件とお伝えください」といった補足も加えます。
必要書類は箇条書きにする
入社手続きでは複数の書類が必要になるため、長い文章の中へまとめるより、番号付きの一覧にすると確認しやすくなります。
例えば、
- 本人確認に必要なもの
- 雇用保険関係
- 年金関係
- 給与振込関係
- 税務関係
- 会社独自の提出書類
など、自社で必要なものを整理して記載します。
なお、必要書類は雇用形態や会社の手続きによって異なります。テンプレートに記載されているものをそのまま指定するのではなく、実際に自社で必要な書類に変更して使用してください。
問い合わせ先を忘れずに記載する
書類が用意できない、入社日時について確認したいなど、入社予定者から問い合わせが必要になることもあります。
担当部署、担当者名、電話番号、メールアドレスなどを記載しておけば、連絡先を探す手間を減らせます。
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Wordテンプレート1：基本的な案内状
テンプレート1は、入社日時・場所・持参物・問い合わせ先を中心にまとめた基本的な案内状です。
採用決定を伝える挨拶文のあとに、「記」として日時や場所などを整理しています。
当日持参するものについても、印鑑、雇用保険関係の書類、健康診断結果、卒業証明書、源泉徴収票、給与振込先、通勤経路などを番号付きで確認できる構成です。
必要事項が1枚の文書で確認しやすいため、新卒採用・中途採用を問わず、自社用に項目を変更して利用できます。
入社当日のスケジュールを細かく説明する必要がなく、「いつ来てもらうか」「どこへ来てもらうか」「何を持ってきてもらうか」を中心に伝えたい場合に使いやすい形式です。
案内状をできるだけ簡潔にまとめたい会社にも向いています。
入社手続きのご案内
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは、当社の採用選考にご応募いただき誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、貴殿の採用が正式に決定いたしましたので、下記のとおり入社手続きのご案内を申し上げます。当日は入社に関する諸手続きおよび業務説明を行いますので、ご多用中とは存じますが、下記日時に本社までお越しくださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
日時
令和○年4月1日(火)午前9時30分
場所
株式会社〇〇 本社 3階 会議室
(受付にて「入社手続きの件」とお伝えください)
当日ご持参いただくもの
① 印鑑(認印可)
② 基礎年金手帳、雇用保険被保険者証(お持ちの場合)
③ 直近3ヵ月以内の健康診断結果書
④ 卒業証明書および成績証明書(最終学歴分)
⑤ 前職の源泉徴収票(本年分)
⑥ 給与振込先の口座情報が分かるもの(通帳の写し等)
⑦ 通勤経路が分かる地図または定期券情報
お問い合わせ先
本件についてご不明な点がございましたら、下記までお気軽にご連絡ください。
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇
電話:03-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:xxx@〇〇〇〇.co.jp
当日お会いできますことを、社員一同心よりお待ち申し上げております。
以上
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Wordテンプレート2：詳細タイプの案内状
テンプレート2は、入社日時や持参書類だけでなく、入社当日に行う手続きや説明内容まで記載した詳細タイプです。
入社日、集合時間、集合場所をそれぞれ独立した項目にし、続いて当日の予定を掲載しています。
各種書類の提出だけでなく、雇用条件や就業規則の説明、社会保険・雇用保険の手続き、社内設備や勤務上の注意事項、配属部署への案内などを予定として伝えられます。
また、必要書類が入社日までに準備できない場合の連絡についても記載できるため、入社予定者が迷いにくい案内状になっています。
入社初日に複数の手続きやオリエンテーションを予定している会社に適しています。
特に中途採用や随時採用など、入社予定者ごとに個別に案内を送る場合にも使いやすい形式です。
入社手続きのご案内
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。
先般実施いたしました面接および選考の結果、令和○年4月1日付で弊社社員としてご入社いただくこととなりました。社員一同、山田様を新たな仲間としてお迎えできますことを心より楽しみにしております。
つきましては、入社にあたり必要となる手続きおよび当日の予定について、下記のとおりご案内いたします。当日は入社手続きのほか、就業規則や社内制度、勤務に関する説明などを予定しております。
お手数をおかけいたしますが、下記をご確認のうえ、必要書類をご準備いただき、指定の日時までにお越しくださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
1．入社日
令和○年4月1日（水）
2．集合時間
午前9時00分
3．集合場所
株式会社〇〇 本社 総務受付
4．当日の予定
・入社に必要な各種書類の確認および提出 ・雇用条件、就業規則等の説明
・社会保険、雇用保険等の手続き ・社内設備および勤務上の注意事項の説明
・配属部署への案内
5．ご持参いただくもの
① 印鑑
② マイナンバー確認書類および本人確認書類
③ 雇用保険被保険者証（お持ちの方）
④ 基礎年金番号を確認できる書類
⑤ 給与振込先口座を確認できるもの
⑥ 前職の源泉徴収票（該当する方）
⑦ その他、事前に提出をお願いしている書類
なお、必要書類のうち入社日までに準備が間に合わないものがある場合は、事前に人事総務部までご連絡ください。
また、入社日や集合時間、提出書類等についてご不明な点がございましたら、下記担当者までお問い合わせください。
【お問い合わせ先】
株式会社〇〇 人事総務部 採用担当 〇〇
電話：○○-○○○○-○○○○
メール：xxx@○○○.co.jp
以上
このテンプレートのダウンロードについて
入社手続きの案内状は、採用が決まった人へ入社日や集合時間、場所、必要書類などを分かりやすく伝えるための文書です。
特に持参書類は項目が多くなりやすいため、番号や箇条書きを使って整理すると確認しやすくなります。
このページでは、必要事項をコンパクトにまとめたテンプレート1と、当日の予定や手続きまで詳しく記載したテンプレート2を用意しています。
Word形式なので、自社の採用方法や入社手続きに合わせて必要な部分を編集し、入社予定者への案内にご活用ください。
ここで掲載しているテンプレートは無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なし
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
会社名、入社予定者名、入社日、集合時間、集合場所、必要書類、担当者などを変更するだけで、自社の入社手続きに合わせた案内状として利用できます。
※掲載している文例や提出書類は一般的なサンプルです。実際に必要となる手続きや書類は、雇用形態や会社の制度などによって異なります。自社の運用をご確認のうえ、必要に応じて内容を変更してご利用ください。
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