厳重注意通知書テンプレート｜人事・総務向け文例
厳重注意通知書は、就業規則や社内規程に反する行為が確認された際に、懲戒処分には至らないものの、本人へ正式に注意を行い、再発防止を促すための社内文書です。注意内容や理由、今後の対応を文書として明確に残すことで、適切な人事管理や職場秩序の維持につながります。
このページでは、Wordで編集できる厳重注意通知書テンプレートを無料で配布しています。
業務手続き違反を想定した文例と、確認不足による書類誤送付を想定した文例の2種類を収録しています。会社名や社員名、注意理由、就業規則の条項などを書き換えるだけで、自社の運用に合わせた通知書として利用できます。
厳重注意通知書のテンプレートについて
厳重注意通知書は、就業規則や社内規程に違反する行為があった場合に、その事実を本人へ正式に通知し、改善を求めるための文書です。
違反内容が比較的軽微であり、本人の反省や改善が見込まれる場合には、懲戒処分ではなく厳重注意にとどめるケースがあります。
通知書には、注意内容、違反の概要、改善を求める事項、再発時の対応などを明確に記載し、社内記録として保存することが一般的です。
このテンプレートの特徴
実務を意識した通知書構成
注意内容、注意理由、今後の対応までを分かりやすく整理しており、人事・総務部門でそのまま利用しやすい構成です。
就業規則に基づく運用や社内記録としても活用しやすい内容になっています。
Word形式で自由に編集可能
Word（.docx）形式のため、会社名、社員名、所属部署、違反内容、就業規則の条項などを自由に編集できます。
自社書式へ変更したり、承認欄や管理番号を追加したりすることも容易です。
さまざまな注意事案に対応
掲載している文例を書き換えることで、幅広いケースに対応できます。
- 業務手続き違反
- 書類の誤送付
- 確認不足による業務ミス
- 報告・連絡・相談不足
- 社内規程違反
- 情報管理ルール違反
- 業務命令の不履行
- 軽微な服務規律違反
- 軽度の遅刻・勤務態度の改善指導
- 再発防止を目的とした注意通知
このテンプレートの作成ポイント
注意理由を具体的に記載する
いつ、どのような行為があり、どのような影響が生じたのかを客観的な事実に基づいて記載します。
感情的な表現は避け、事実を簡潔にまとめることが大切です。
改善を求める内容を明確にする
注意だけで終わらせるのではなく、今後どのような行動を求めるのかを具体的に記載しましょう。
例えば、確認手順の徹底や上長への報告、社内規程の遵守などを明記すると効果的です。
懲戒処分との違いを明確にする
今回の通知が懲戒処分ではなく厳重注意であること、その理由や再発時の対応を明確に記載すると、本人にも会社の判断が伝わりやすくなります。
社内規程との整合性を確認する
通知内容は、自社の就業規則や服務規程、人事制度に沿って作成することが重要です。
必要に応じて人事部門や法務担当者と確認しながら作成しましょう。
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テンプレート1：厳重注意通知書（業務手続き違反）
社内承認を受けずに契約条件を提示したケースを想定した文例です。
業務手続き遵守義務違反を理由として厳重注意を行う内容で、初回の違反や速やかな是正対応があった場合の通知書として利用できます。
営業部門だけでなく、契約業務や見積業務などの運用にも応用できます。
厳重注意通知書
就業規則第18条第1項の定めにより、貴殿に対し下記のとおり厳重注意処分といたしますので、ここに通知いたします。
記
1．処分内容
本書をもって厳重に注意する。なお、本件については人事記録に記載し、今後の人事考課の参考とする。
3．理由
貴殿は、令和8年8月5日、取引先である株式会社フォレスト商会様との商談において、事前に承認を得ていない価格条件を独断で提示し、社内規定である稟議手続きを経ずに口頭で合意した。当該行為は、就業規則第18条第1項に定める業務手続き遵守義務に違反するものと判断した。
なお、今回は初回の違反であり、また速やかな報告と是正対応が見られたことを考慮し、懲戒処分ではなく厳重注意にとどめるものとする。ただし、今後同様の行為が再度確認された場合には、就業規則に基づく正式な懲戒処分を検討することとなる旨、あわせて申し添える。
以上
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テンプレート2：厳重注意通知書（確認不足による書類誤送付）
確認不足により見積書を誤送付したケースを想定した文例です。
書類作成や確認手順の徹底、再発防止への指導までを含んだ構成となっており、事務部門や営業部門など幅広い業務に対応できます。
業務ミスや確認漏れに対する注意通知としても利用しやすい内容です。
厳重注意通知書
あなたの下記行為について事実確認および事情聴取を行った結果、就業規則および社内規程に反する不適切な行為であると判断しました。
今回は懲戒処分には至りませんが、厳重注意とするとともに、今後同様の行為を繰り返さないよう通知いたします。
記
1．注意内容
令和○年○月○日付をもって、厳重注意とします。
本通知を真摯に受け止め、就業規則ならびに各種社内規程を遵守し、誠実な勤務態度に努めてください。
2．注意理由
令和○年○月○日、あなたは社外へ提出する重要な見積書について、上長による確認を受けないまま取引先へ送付しました。
その結果、記載内容に誤りがあったことから、見積書の再提出および取引先への説明が必要となり、会社の業務に支障を生じさせました。
本件については故意によるものではないこと、速やかに報告と対応が行われたことなどを考慮し、今回は懲戒処分ではなく厳重注意とします。
3．今後について
今後は社内の確認手順を確実に遵守するとともに、重要書類の作成・提出にあたっては必ず上長の確認を受けたうえで業務を行ってください。
なお、同様またはこれに類する行為が再度確認された場合には、就業規則に基づく懲戒処分の対象となる場合があります。
以上
このテンプレートのダウンロードについて
厳重注意通知書は、就業規則や社内規程に反する行為について正式に注意を行い、再発防止を促すための重要な社内文書です。
本ページでは、業務手続き違反と確認不足による書類誤送付を例にした2種類のWordテンプレートを掲載しています。どちらも実務を意識した構成となっており、さまざまな業務上の注意通知に応用できます。
Word形式で自由に編集でき、登録不要で無料ダウンロードできますので、人事・総務業務の参考資料としてぜひご活用ください。
ここで掲載しているテンプレートは無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なしで安全
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
会社名や社員名、注意内容、違反理由、就業規則の条項などを書き換えるだけで、自社向けの厳重注意通知書として利用できます。
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