理由書テンプレート｜無料Word・書き方と原因・再発防止策の例文
業務上のミスやトラブルが発生したとき、原因や経緯を整理し、社内や取引先へ説明するために「理由書」の提出を求められることがあります。
理由書では、単に「確認不足でした」と書くだけではなく、何が起きたのか、なぜ起きたのか、今後どのように防ぐのかを順序立てて記載することが大切です。
このページでは、ビジネスで使える理由書のWordテンプレートを無料でダウンロードできます。会員登録は不要で、Word（.docx）形式のため、会社名、日付、商品名、発生したミス、原因、再発防止策などを自由に編集できます。
掲載しているのは、「商品の出荷時に数量不足が発生したケース」と「取引先へ提出した見積書の金額を間違えたケース」の2種類です。
理由書のテンプレートについて
理由書は、何らかの出来事や問題について、その理由や原因、経緯などを説明するために作成する文書です。
ビジネスでは、商品の出荷ミス、納品間違い、見積書や請求書の金額間違い、手続き漏れ、書類の提出遅延などが発生した際に作成することがあります。
会社によっては、社内の上司や管理部門へ提出する場合もあれば、取引先へ事情を説明する文書として提出する場合もあります。
理由書に決まった書式があるわけではありませんが、読み手が知りたいのは「何が起こったか」だけではありません。
なぜ問題が発生したのか、どの段階に不備があったのか、今後同じ問題を起こさないために何をするのかまで整理して記載すると、内容が伝わりやすくなります。
特に社外へ提出する場合は、社内事情を必要以上に詳しく書くのではなく、相手に説明すべき事実を整理したうえで、簡潔かつ具体的にまとめることが重要です。
テンプレート作成のポイント
原因を「確認不足」だけで終わらせない
理由書でよく使われるのが「確認不足」という表現です。
もちろん実際に確認不足が原因となることはありますが、それだけでは「なぜ確認できなかったのか」が分かりません。
たとえば、
「複数の注文を同時に処理していたため、最終確認工程を省略した」
「見積書を作成した担当者だけで確認し、別担当者による照合を行わなかった」
など、一段掘り下げて書くと原因が明確になります。
責任逃れに見える表現を避ける
「忙しかったため」「担当者が慣れていなかったため」といった事情だけを原因として書くと、読み手によっては責任を外部要因へ向けているように受け取られることがあります。
繁忙が影響していたのであれば、「繁忙時でも確認工程を省略できない仕組みになっていなかった」など、業務上の問題点まで整理すると、その後の改善策につなげやすくなります。
推測ではなく確認した事実を書く
原因を調査している途中で理由書を作成する場合、推測と確認済みの事実を混同しないよう注意します。
原因がまだ特定できていない場合は、無理に断定せず、現在確認できている範囲を記載する方法もあります。
再発防止策は原因と対応させる
原因と再発防止策がつながっていることも大切です。
たとえば、原因が「ダブルチェックを実施しなかったこと」であれば、対策として「担当者2名による確認を必須にする」とすると分かりやすくなります。
一方、原因と関係のない対策を多く並べても、実効性のある再発防止策にはなりにくいため注意します。
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理由書テンプレート1：商品の出荷ミス・数量不足
テンプレート1は、商品を出荷した際に数量不足が発生したケースを想定した理由書です。
ノートパソコンの出荷時に、本来同梱する予定だったACアダプターが不足していた事例を使用しています。
「出荷ミスの原因」と「対策」に分けたシンプルな構成で、原因と再発防止策を簡潔に報告したい場合に使いやすい書式です。
物流、倉庫、製造、卸売、小売など、商品を出荷・納品する業務の理由書へアレンジできます。
理由書
令和○年9月14日に出荷いたしました商品のノートパソコン(型番:△0000)が数量不足であった件について、梱包チェックリストの確認漏れであったことが判明いたしましたので、下記のとおりご報告申し上げます。
記
- 出荷ミスの原因
当日の出荷作業において、複数の注文が同時進行していたため、梱包担当者が最終数量確認の工程を省略してしまい、本来同梱すべき付属品(ACアダプター1点)が同梱されないまま出荷されてしまった。 - 対策
①梱包完了時には必ず出荷チェックリストに基づき、担当者本人および別の担当者による二名体制での最終確認を実施する。
②複数注文が重なる繁忙時間帯には、梱包作業の担当者を固定し、途中での担当交代を避けることで確認漏れを防止する。
③月次で梱包ミスの発生件数を集計し、再発防止策の効果を検証する体制を整える。
以上
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理由書テンプレート2：見積書の金額間違い
テンプレート2は、取引先へ提出した見積書の金額を間違えたケースを想定した理由書です。
設置作業費として本来「125,000円」と入力すべきところを「25,000円」と入力した事例で、入力ミスだけでなく、提出前の確認が十分に行われなかった点まで原因として整理しています。
テンプレート1よりも詳しい内容になっているため、ミスの発生経緯や確認体制の問題点まで説明したい場合に適しています。
営業、経理、購買、総務など、金額を扱う書類の作成ミスに幅広くアレンジできます。
理由書
令和8年8月17日に株式会社△△様へ提出いたしました見積書について、記載金額に誤りがあったことが判明いたしました。
社内で確認を行った結果、見積金額の算出時に一部費用の入力を誤り、さらに確認作業が不十分なまま見積書を提出していたことが原因であることが分かりました。
本件が発生した理由および今後の再発防止策について、下記のとおりご報告いたします。
記
1．見積金額に誤りが生じた理由
見積書を作成する際、本来「125,000円」と入力すべき設置作業費を、担当者が誤って「25,000円」と入力していました。
また、見積書作成後は、商品代金・作業費・諸経費・消費税などの各項目について別の担当者が確認することになっていましたが、当日は複数の見積案件が集中していたため確認が十分に行われず、誤った金額のまま見積書を提出してしまいました。
その結果、本来の見積総額と提出した見積金額との間に差額が生じました。
2．再発防止策
(ア)見積書作成時は、商品単価・数量・作業費・諸経費・消費税などの各項目を元資料と照合します。
(イ)見積書を提出する前に、作成者とは別の担当者が金額および計算内容を確認するダブルチェックを徹底します。
(ウ)一定金額以上の見積書については、上長による承認を受けた後に提出する運用へ変更します。
(エ)見積金額の入力ミスを防ぐため、手入力する項目を減らし、可能な範囲で計算式や登録済み単価を利用するよう見積書作成方法を見直します。
今後は上記の対策を徹底し、同様の金額誤りを発生させることのないよう、見積書の作成および確認体制の改善に努めてまいります。
以上
このテンプレートのダウンロードについて
理由書を作成するときは、単に「ミスがありました」と報告するだけでなく、何が起きたのか、なぜ起きたのか、今後どう防ぐのかを整理して記載することがポイントです。
原因を「確認不足」の一言で終わらせず、どの作業や確認工程に問題があったのかまで整理すると、再発防止策も考えやすくなります。
このページでは、商品の数量不足を想定したシンプルな理由書と、見積書の金額間違いについて原因を詳しく説明した理由書の2種類を掲載しています。
どちらもWord形式で編集できるため、商品名、取引先名、金額、原因、対策などを変更し、実際の事案や社内の運用に合わせてご利用ください。
ここで掲載している理由書テンプレートは、無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なしで安全
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
会社名、取引先名、商品名、発生日、発生した問題、原因、再発防止策などを変更することで、実際の業務内容に合わせた理由書として利用できます。
テンプレートに記載している会社名、商品名、金額、日付、型番などは文例です。実際に使用するときは、確認された事実に合わせて内容を変更してください。
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