新規取引の申し出を受けたものの、供給体制や販売戦略、取引条件などの理由から、お取引を見送らなければならないケースがあります。
そのような場合には、相手企業への敬意を示しながら、事情を丁寧に説明することが大切です。
このページでは、新規取引依頼に対して丁寧にお断りするためのビジネス文書テンプレートを掲載しています。Word形式で編集でき、メーカー、商社、小売業、卸売業など幅広い業種でご利用いただけます。
新規取引依頼のポイント
提案への感謝を伝える
まずは提案や資料送付へのお礼を述べます。
十分に検討したことを伝える
社内で検討した結果であることを明記します。
客観的な理由を説明する
感情的な理由ではなく、供給体制や販売戦略など客観的な理由を伝えます。
相手企業への敬意を示す
商品や事業内容への評価を記載すると印象が良くなります。
将来の可能性を残す
再提案の余地がある場合は、その旨を記載します。
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テンプレート1｜新規お取引のご提案に対するご回答
生産能力や物流体制の都合により、新規取引を見送る場合の文例です。
既存取引先への安定供給を優先する理由を説明しながら、誠実にお断りできる構成になっています。
相手企業を評価しながらも、自社の供給能力や生産体制を理由に取引を見送る内容です。
将来的な設備増強後の再検討余地も残しているため、関係性を損ないにくい文面になっています。
新規お取引のご提案について
謹啓 盛夏の候、貴社におかれましてますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたびは、弊社に対し「高性能ランニングシューズ『○○』」に関する新規お取引のご提案を賜り、誠にありがとうございました。ご期待に添えるよう、慎重に検討を重ねてまいった結果、誠に恐縮ながら、今回はお取引を見送らせていただきたく、ここに書面にてご回答申し上げます。
まず、貴社のご提案商品はデザイン性、機能性ともに大変優れており、スポーツ用品市場において非常に魅力的な製品であると痛感しております。しかしながら、現在弊社では主力スポーツ用品の在庫管理および販売チャネルが既に飽和状態にあり、新規スポーツ用品の導入に伴う販売体制の整備、ならびに安定した供給体制の確保が困難な状況でございます。
特に、ランニングシューズのような季節性・最新トレンドに敏感な製品では、適切な在庫回転率を維持するために、新規製品の追加は慎重な判断を要します。また、導入後想定されるアフターサポート、サイズ交換対応、返品処理など、販売後の体制についても、現段階で確実な対応力を構築できないため、貴社ならびにご期待いただく最終顧客の方々にご迷惑をおかけする可能性を考慮せざるを得ませんでした。
せっかくのご提案をお断りさせていただくことになりますこと、心よりお詫び申し上げます。貴社の製品品質と開発力には大変心引かれておりますので、今後販売体制が整いましたら、ぜひ改めてご提案を賜りたく存じます。その際はお互いに Win-Win になれるよう、前向きに検討させていただく所存でございます。
略儀ながら書中をもちまして、新規お取引の見送りにつきましてご回答申し上げます。何卒事情をご賢察のうえ、ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
謹白
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テンプレート2｜新規お取引のご提案について
販売体制や在庫管理上の理由から新商品の導入を見送る場合の文例です。
小売業や販売代理店などが利用しやすい内容になっています。
商品自体は高く評価しながらも、在庫管理や販売体制を理由として導入を見送る内容です。
取引先への配慮と将来的な取引可能性の両方を伝えられる構成になっています。
新規お取引のご提案について
謹啓 盛夏の候、貴社におかれましてますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたびは、弊社に対し「高性能ランニングシューズ『○○』」に関する新規お取引のご提案を賜り、誠にありがとうございました。ご期待に添えるよう、慎重に検討を重ねてまいった結果、誠に恐縮ながら、今回はお取引を見送らせていただきたく、ここに書面にてご回答申し上げます。
まず、貴社のご提案商品はデザイン性、機能性ともに大変優れており、スポーツ用品市場において非常に魅力的な製品であると痛感しております。しかしながら、現在弊社では主力スポーツ用品の在庫管理および販売チャネルが既に飽和状態にあり、新規スポーツ用品の導入に伴う販売体制の整備、ならびに安定した供給体制の確保が困難な状況でございます。
特に、ランニングシューズのような季節性・最新トレンドに敏感な製品では、適切な在庫回転率を維持するために、新規製品の追加は慎重な判断を要します。また、導入後想定されるアフターサポート、サイズ交換対応、返品処理など、販売後の体制についても、現段階で確実な対応力を構築できないため、貴社ならびにご期待いただく最終顧客の方々にご迷惑をおかけする可能性を考慮せざるを得ませんでした。
せっかくのご提案をお断りさせていただくことになりますこと、心よりお詫び申し上げます。貴社の製品品質と開発力には大変心引かれておりますので、今後販売体制が整いましたら、ぜひ改めてご提案を賜りたく存じます。その際はお互いに Win-Win になれるよう、前向きに検討させていただく所存でございます。
略儀ながら書中をもちまして、新規お取引の見送りにつきましてご回答申し上げます。何卒事情をご賢察のうえ、ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
謹白
このWordテンプレートについて
掲載している「新規取引依頼の断り状」テンプレートはWord形式です。
取引を見送る理由や業種、商品名などを編集するだけで、自社の状況に合わせた文書を作成できます。登録不要で無料ダウンロードしてご利用いただけます。
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