商品違い・誤納品が発生した際に使えるビジネス文書
発注した商品と異なる製品が納品された場合は、速やかに取引先へ連絡し、正しい商品の発送や誤配送品の回収について調整する必要があります。
誤納品の連絡文書では、注文内容と実際の納品内容の違いを明確に伝え、業務への影響や対応希望事項を丁寧に説明することが大切です。
このページでは、コピー用紙の誤配送とオフィスチェアの誤納品を例にした2種類のWordテンプレートを無料でダウンロードできます。
誤納品連絡書テンプレート作成のポイント
注文内容と納品内容を明確に記載する
どの商品を注文し、何が届いたのかを具体的に記載します。
記載例
- 注文商品名
- 型番
- 色
- 数量
- 納品日
業務への影響を伝える
なぜ早急な対応が必要なのかを説明します。
例
- 印刷業務が停止している
- オフィス移転作業に支障がある
- 顧客納期に影響する
- 工事や設置作業が進められない
希望する対応を明記する
取引先に求める対応を具体的に記載しましょう。
例
- 正規商品の発送
- 誤配送商品の回収
- 納品予定日の回答
- 再発送手続き
丁寧な表現を心掛ける
誤納品であっても感情的な表現は避け、事実を整理して伝えることが重要です。
スポンサーリンク
テンプレート1：納品商品誤配送のご連絡
コピー用紙の品番違いによる誤配送を通知する文例です。
同じシリーズの商品であっても仕様が異なるため利用できない状況を説明し、正しい商品の発送を依頼する内容になっています。
比較的軽微な誤配送案件に適した文例です。
納品商品誤配送のご連絡
謹啓 春寒の候、貴社におかれましてますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、先日弊社よりご注文申し上げました東海オフィスサプライ社製 コピー用紙「A4-80g 白」100 セットの件につきまして、本日、「A4-64g 白」100 セットが納品されました。こちらは同じシリーズではございますが、紙の厚さ（グラム数）が異なるため、弊社保有の複合機では使用できない状況でございます。
弊社といたしましては、決算資料の印刷および社内配布用文書の作成に至急必要な品でありましたため、誤納品により業務に支障が生じております。すでに印刷予定の資料が複数控えており、このままでは納期遅延が避けられない状況でございます。
つきましては、お手数をおかけいたしますが、ご注文内容をご確認のうえ、正規品「A4-80g 白」100 セットを至急ご送付くださいますようお願い申し上げます。なお、誤納品となりました 「A4-64g 白」100 セット につきましては、返送の準備が整い次第、弊社より改めてご返送申し上げます。
今後このような誤配送が続きますと、社内の購買手続きや納期管理にも影響を及ぼすため、何卒ご留意のうえ、迅速にご対応いただけますと幸いです。
取り急ぎ、書面をもちましてお知らせ申し上げます。
謹白
スポンサーリンク
テンプレート2：注文商品誤納品に関するご連絡
オフィスチェアの型番違いによる誤納品を通知する文例です。
オフィス改装や移転計画に影響が出ることを説明しながら、正しい商品の発送と誤納品商品の回収を依頼する構成になっています。
設備導入や備品購入など、比較的大型案件の誤納品対応に適しています。
商品違いの連絡や回収依頼に対応できます。
注文商品誤納品に関するご連絡
謹啓 陽春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、令和○年○月○日付にて発注いたしました「オフィス用多機能チェア AC-500（ブラック）」につきまして、本日商品が到着いたしましたので検品を行いましたところ、ご注文内容とは異なる商品が納品されていることを確認いたしました。
弊社が注文いたしました商品は「AC-500（ブラック）」50脚でございましたが、実際に納品されました商品は「AC-550（グレー）」50脚でございました。外観や仕様が異なるため、現在進行中の本社オフィス改装計画で使用することができない状況となっております。
今回発注いたしました椅子は、新オフィスフロアの開設に合わせて社員用として導入する予定であり、設置スケジュールも既に確定しております。そのため、誤納品によりオフィス移転準備やレイアウト作業に影響が生じることを懸念しております。
つきましては、誠にお手数ではございますが、正規注文品である「オフィス用多機能チェア AC-500（ブラック）」を至急ご手配いただくとともに、誤って納品された商品につきましては回収方法をご指示くださいますようお願い申し上げます。
なお、本件につきましては既に社内の導入計画に組み込まれており、できる限り早急なご対応をお願いしたく存じます。あわせて、今後同様の誤出荷が発生しないよう、出荷前の確認体制についてもご配慮いただけますと幸いです。
長年にわたり貴社とは良好なお取引を継続させていただいておりますので、迅速にご対応いただけるものと期待しております。
まずは書面をもちまして、誤納品のご連絡ならびに交換品発送のお願いを申し上げます。
謹白
ダウンロードについて
掲載している「納品商品誤配送のお知らせ」テンプレートはWord形式（.docx）で無料ダウンロードできます。
商品名や型番、数量、納品日などを編集するだけで、そのまま実務に利用できます。
誤配送や誤納品が発生した際の連絡、交換依頼、回収依頼などにご活用ください。
※ご利用の際は契約内容や取引条件に応じて文面をご調整ください。
スポンサーリンク
